Tagesplan Zeremonienmeister Tagesablauf Zeitplan Hochzeit Hochzeitsplanung Mrs Right

Zu Teil 1, Teil 2, Teil 3 oder Teil 5 der Reihe “Das 1×1 der Hochzeitsplanung” 🙂

Uhr Zeit Tagesplan Zeitplan Hochzeit Hochzeitsplanung Mrs Right Hochzeitsplaner

1×7: Wer wann was wo – Der Zeitplan

Der Zeitplan oder Tagesablaufplan einer Hochzeit ist schon im Vorfeld für die Planung und Information der Gäste wichtig. Jeder muss wissen, wann er wo sein muss. Das gilt für das Brautpaar, seine Helfer, seine Gäste, seine Dienstleister. Die Helfer müssen wissen, wann der Sektempfang vor der Kirche stehen muss, die Location wann es Essen gibt, der Konditor muss wissen wann die Torte wo hin soll. Sowas übernimmt bei einer Komplettplanung auch der Hochzeitsplaner, plant ihr selbst, müsst ihr unbedingt daran denken.

Bitte bedenkt beim Zeitplan immer einen “Plan B”. Was ist, wenn es regnen soll, das kommt in Deutschland auch im Sommer leider häufig vor, kann am Tag vorher ein Zelt aufgebaut werden? Wenn Hunde oder Kinder die Ringe bringen sollen, müssen sie dafür genügend Zeit haben. Vielleicht hat es 3 Tage lang geregnet, wo findet das Kaffeetrinken statt, auf der durchweichten Wiese? Das sollte vorher alles klar sein und auch zeitlich geplant.

Wenn ihr den Zeitplan macht, überlegt ruhig auch, was die Gäste machen, wenn ihr zB. Fotos machen seid. Nichts ist langweiliger, als 4h ohne Brautpaar herumzusitzen und nichts zu tun zu haben. Solche Pausen lassen sich mit Fotobox, Gästebuch oder anderen Aktionen gut überbrücken. Bei einer Hochzeit auf dem Weingut ist eine Führung eine schöne Abwechslung oder eine kleine Weinprobe, auf einer Location mit Aussengelände sind Ringewerfen oder das Winkingerschach “Kubb” toll um sich draußen die Zeit zu vertreiben.
Plant in eurem Zeitplan bitte auch ein paar Lücken ein, in denen Gäste etwas für euch machen können. Seien es eine Rede, eine Vorführung oder, wenn ihr das mögt, auch ein Spiel. Ist der Ablaufplan zu straff, bleibt dafür zu wenig Zeit und genau diese Sachen sollt ihr besonders genießen können.

Am Besten besprecht ihr den Ablaufplan mit jemand anderem und übergebt für die Hochzeit das Zepter an jemanden, der sich um alles kümmert. Und schon sind wir beim:

Zeremonienmeister Tagesplan Zeitplan Ablaufplan Hochzeit Hochzeitsplanung Mrs Right Hochzeitsplaner

1×8: Zeremonienmeister

Ein Zeremonienmeister ist eine Person eurer Wahl. Das kann ein Familienmitglied sein, ein Trauzeuge oder auch ein Freund oder eine Freundin denen ihr vertraut. Oder beispielsweise ein Hochzeitsplaner, den ihr für diesen einen Tag dazu holt. So können alle Gäste in Ruhe mit euch feiern und jemand im Hintergrund kümmert sich um den ganzen Rest.

Je besser ihr im Vorraus geplant und Dinge und Abläufe mit den Dienstleistern besprochen habt, umso weniger ist für den Zeremonienmeister zu tun. Er sollte unbedingt einen Ablaufplan von euch bekommen und den gemeinsam mit euch durchgegangen sein. Zudem muss er eine Liste haben mit allen Dienstleistern und deren Kontaktdaten. Ebenso sollten die Dienstleister seine Kontaktdaten haben. So kann zum Beispiel der Tortenlieferant direkt den Zeremonienmeister anrufen und Bescheid geben dass er im Stau steht. Oder fragen, wohin genau er muss, weil er die richtige Zufahrt nicht findet. Mit solchen Dingen solltet ihr euch an eurem Hochzeitstag nicht beschäftigen müssen. Euer Job ist es, euch feiern zu lassen.

Der Zeremonienmeister kann es auch übernehmen, die Gäste zu begrüßen und einzuweisen. Sie auf das Gästebuch hinzuweisen oder sie bitten Platz zu nehmen, damit die freie Trauung beginnen kann. Er ist Ansprechpartner für die Gäste, wenn jemandem spontan noch einfällt, eine Rede halten zu wollen. Da er mit dem Zeitplan vertraut ist, weiß er, wer wann wo sein soll und behält im Hintergrund alle Fäden in der Hand.

Und ihr solltet ihm dankbar sein. Denn er macht einen teilweise harten Job. Glaubt es mir, ich weiß, wovon ich spreche. 😉

Nun kommt der ganze Kleinkram. Die “Bitte nicht vergessen!”-Tipps und Infos, also macht euch bereit!


Hochzeit Hochzeitsplanung Papeterie Hochzeitseinladung

Hier findet ihr Teil 1, Teil 2Teil 4 und Teil 5 der Beitragsreihe zum Thema “1×1 der Hochzeitsplanung”

Hochzeitsplanung Hochzeit Hochzeitseinladung Papeterie Hochzeitsplaner

1×5: Die Papeterie

Die Location, die Musik, der Fotograf, alles steht, dann würde ich als Hochzeitsplaner euch empfehlen ein paar Gäste einzuladen.
Früher war es einfach nur “die Hochzeitseinladung”, heute gibt es meist Papeterie die beispielsweise eine Save the Date-Karte umfasst, eine Einladungskarte, Gastgeschenkanhänger, Menükarte, und was es sonst alles so braucht.

Ob ihr eine Save the Date-Karte verschickt, hängt ein bisschen von eurer Planung ab. Ist euer Termin schon lange im Vorraus klar, ist eine einfache Benachrichtigung mit “Bittet haltet euch den Tag XY frei, weitere Infos folgen” super.
Habt ihr schon sehr bald alle relevanten Infos wie Datum, Location, Uhrzeit zusammen, könnt ihr auch gleich eine Einladungskarte schicken. Da gehen die Empfehlungen etwas auseinander, manch einer empfiehlt die Einladung auch erst einen Monat vorher zu verschicken. Das mag ich persönlich nicht, denn die Gäste möchten sich ja auch entsprechend vorbereiten können. Also ein Hotel buchen, die Fahrt planen, den Babysitter engagieren, sich auf die Hochzeit freuen. Und sich freuen geht einfach besser, wenn man weiß, was einen erwartet.

Deswegen solltet ihr für eure Papeterie auch einen Stil wählen, der zum Rest der Hochzeit und zu euch passt. Das ist das erste Stück, was die Gäste von eurer Hochzeit in die Hand bekommen und hat eine Wegweiser-Funktion. Man bekommt einen ersten Eindruck und kann später die Elemente in den verschiedenen Papeterie-Stücken wieder finden. Warum ein Hochzeitskonzept Sinn macht, habe ich euch hier erklärt. Wichtige Fragen zur Erstellung der Papeterie habe ich euch hier schon mal vorbereitet.

 

Dienstleister Hochzeit Hochzeitsplanung Papeterie Hochzeitsfotograf Mrs Right Hochzeitsplaner

1×6: Die Dienstleister

Hochzeitsplaner, Fotograf, Videograf, Trauredner, Musiker, Florist, Stylist, Goldschmied, Juwelier, Konditor, Künstler, Zauberer, Kinderbetreuung, es gibt zahllose Möglichkeiten. Welche ihr braucht, hängt von euren Vorstellungen und eurem Budget ab.

Ja, ein guter Dienstleister kostet Geld. Aber glaubt mir, es lohnt sich. Ein guter Hochzeitsfotograf fällt nicht auf. Er weiß, wo er stehen muss, um nicht im Weg zu sein und trotzdem den perfekten Schuss eurer Trauung zu machen. Er beschränkt seine Bildzahl nicht, sondern gibt euch alle Fotos, die gut geworden sind. Er arbeitet mit gutem, professionellem Equipment. Er weiß was er tut und er verdient es, dafür fair bezahlt zu werden. Das gilt natürlich auch für die anderen Hochzeitsdienstleister.
Damit sage ich nicht, günstige Angebote sind schlecht, aber man sollte sie sich genau anschauen. Und im Zweifel, wenn euch etwas zu teuer oder zu billig vorkommt: Fragt! Bisher konnte mir jeder der Dienstleister mit dem ich arbeite, gut erklären, warum er wieviel kostet. Und wer es nicht konnte, mit dem arbeite ich nicht 😉

Vergleicht auch verschiedene Angebote miteinander, schaut euch die Webseiten genau an und vor allem hört auf euer Bauchgefühl. Ihr solltet niemanden für eure Hochzeit engagieren, der euch eigentlich nicht richtig sympathisch ist. Derjenige wird euch in den Vorbereitungen und an einem der schönsten Tage eures Lebens begleiten und da muss das Bauchgefühl stimmen. Daher kann ich auch nur zu einem persönlichen Treffen oder zumindest einem Telefonat raten, da erlebt man die Menschen nochmal anders als nur aus Emails.

Somit haben wir in den Vorbereitungen das Meiste geschafft und kommen langsam zur heißen Phase, dem Hochzeitstag! Dazu mehr im nächsten Beitrag 🙂


Brautpaar Hochzeitsplanung Hochzeitsplaner Strandhochzeit Standesamt

Hier findet ihr Teil 1, Teil 3, Teil 4 und Teil 5 der Beitragsreihe zum Thema “1×1 der Hochzeitsplanung”

Hochzeit Hochzeitsplanung Hochzeitsplaner Budgetplan Hochzeitskonzept

1×3: Money, money, money – Der Budgetplan

Da ihr jetzt wisst, ob ihr standesamtlich, frei oder kirchlich heiratet und auch ungefähr zu welchem Zeitpunkt, müsst ihr überlegen, welchen finanziellen Rahmen ihr festlegen wollt. Dazu erstellt ihr am besten einen groben Budgetplan, den beginnt ihr indem ihr eure Obergrenze festlegt. Diesen Budgetplan solltet ihr während der kompletten Hochzeitsplanung im Auge behalten und immer wieder aktualisieren und anpassen. Denn ihr werdet öfter feststellen, dass ihr Kosten falsch eingeschätzt habt. Und ja, meistens sind die Sachen teurer als gedacht. Deswegen müsst ihr unbedingt: Puffer einbauen!

Wieviel Puffer ihr braucht, ist eine Typsache. Wenn ihr im Alltag auch eher sparsam und kostenbewusst seid, reichen 10%. Seid ihr aber vom Schlag “Was kostet die Welt”, solltet ihr besser 20% einplanen 😉
Manchmal ist es auch gut, den Budgetplan mit den ersten Kostenvoranschlägen auf Realismus abzugleichen. Denn wenn Wunsch und Wirklichkeit zu weit auseinander klaffen, müsst ihr Prioritäten setzen. Leider stelle ich als Hochzeitsplaner oft fest, das die finanziellen Möglichkeiten und die Wünsche weit auseinander gehen. Deswegen ist eine realistische Einschätzung und regelmäßige Überprüfung der Kosten elementar.

Wichtig sind besonders die Kleinigkeiten. Der Teufel steckt im Detail. Vergesst nicht den Kleinkram, denn der verursacht zusammen genommen einiges an Kosten. Das Porto für die Einladungskarten, die Spende für den kirchlichen Gottesdienst und die Ministranten, Namensschildchen für die Gastgeschenke, und und und. Da solltet ihr ein bisschen was einplanen, denn sonst fällt zB. die Fotobox oder etwas ähnliches raus und das wäre schade.

 

Hochzeitsplanung Hochzeitsplaner Hochzeit Hochzeitsdeko Budgetplan

1×4: Was wollen wir?

Nun solltet ihr euch um 3 Dinge kümmern:

  • die Location
  • den Fotografen
  • die Musik

Für alle diese Dinge müsst ihr vorher überlegen, was für eine Hochzeit ihr wollt und was für Menschen ihr seid.
Wenn ihr legere Typen seid, die eine entspannte Grillparty mit ihren Freunden genießen wollen, ab ins Grüne und alles ist perfekt. War das Schloß mit Kutsche und Prinzessinnenrobe schon immer euer Traum (vermutlich eher der der Braut), dann solltet ihr nach einem Schloß Ausschau halten. Ihr steht auf Alice im Wunderland und wollt eine englische Teeparty mit weißen Kaninchen und verrückten Männern mit Hut? Mir solls recht sein, ein Hochzeitsplaner freut sich immer über abgefahrene Ideen. Wichtig ist nur, das ihr euch einig seid, euch damit WIRKLICH wohl fühlt und es mit dem Budgetplan in Einklang bringen könnt.

Ist eine Entscheidung zum Stil der Feier getroffen, könnt ihr euch nach passenden Locations umsehen und nach Fotografen und Musik suchen. Ob ihr eine Band oder einen DJ wollt, hängt vom Budget ab und auch davon, was ihr lieber mögt. Manchmal auch davon, wieviel Platz in der Location vorhanden ist.

Und warum diese 3 Dinge zuerst? Sie sind maßgebend für euren Hochzeitstag und die Besten sind zuerst weg.