Zu Teil 1, Teil 2, Teil 3 oder Teil 5 der Reihe “Das 1×1 der Hochzeitsplanung” 🙂

1×7: Wer wann was wo – Der Zeitplan

Der Zeitplan oder Tagesablaufplan einer Hochzeit ist schon im Vorfeld für die Planung und Information der Gäste wichtig. Jeder muss wissen, wann er wo sein muss. Das gilt für das Brautpaar, seine Helfer, seine Gäste, seine Dienstleister. Die Helfer müssen wissen, wann der Sektempfang vor der Kirche stehen muss, die Location wann es Essen gibt, der Konditor muss wissen wann die Torte wo hin soll. Sowas übernimmt bei einer Komplettplanung auch der Hochzeitsplaner, plant ihr selbst, müsst ihr unbedingt daran denken.

Bitte bedenkt beim Zeitplan immer einen “Plan B”. Was ist, wenn es regnen soll, das kommt in Deutschland auch im Sommer leider häufig vor, kann am Tag vorher ein Zelt aufgebaut werden? Wenn Hunde oder Kinder die Ringe bringen sollen, müssen sie dafür genügend Zeit haben. Vielleicht hat es 3 Tage lang geregnet, wo findet das Kaffeetrinken statt, auf der durchweichten Wiese? Das sollte vorher alles klar sein und auch zeitlich geplant.

Wenn ihr den Zeitplan macht, überlegt ruhig auch, was die Gäste machen, wenn ihr zB. Fotos machen seid. Nichts ist langweiliger, als 4h ohne Brautpaar herumzusitzen und nichts zu tun zu haben. Solche Pausen lassen sich mit Fotobox, Gästebuch oder anderen Aktionen gut überbrücken. Bei einer Hochzeit auf dem Weingut ist eine Führung eine schöne Abwechslung oder eine kleine Weinprobe, auf einer Location mit Aussengelände sind Ringewerfen oder das Winkingerschach “Kubb” toll um sich draußen die Zeit zu vertreiben.
Plant in eurem Zeitplan bitte auch ein paar Lücken ein, in denen Gäste etwas für euch machen können. Seien es eine Rede, eine Vorführung oder, wenn ihr das mögt, auch ein Spiel. Ist der Ablaufplan zu straff, bleibt dafür zu wenig Zeit und genau diese Sachen sollt ihr besonders genießen können.

Am Besten besprecht ihr den Ablaufplan mit jemand anderem und übergebt für die Hochzeit das Zepter an jemanden, der sich um alles kümmert. Und schon sind wir beim:

1×8: Zeremonienmeister

Ein Zeremonienmeister ist eine Person eurer Wahl. Das kann ein Familienmitglied sein, ein Trauzeuge oder auch ein Freund oder eine Freundin denen ihr vertraut. Oder beispielsweise ein Hochzeitsplaner, den ihr für diesen einen Tag dazu holt. So können alle Gäste in Ruhe mit euch feiern und jemand im Hintergrund kümmert sich um den ganzen Rest.

Je besser ihr im Vorraus geplant und Dinge und Abläufe mit den Dienstleistern besprochen habt, umso weniger ist für den Zeremonienmeister zu tun. Er sollte unbedingt einen Ablaufplan von euch bekommen und den gemeinsam mit euch durchgegangen sein. Zudem muss er eine Liste haben mit allen Dienstleistern und deren Kontaktdaten. Ebenso sollten die Dienstleister seine Kontaktdaten haben. So kann zum Beispiel der Tortenlieferant direkt den Zeremonienmeister anrufen und Bescheid geben dass er im Stau steht. Oder fragen, wohin genau er muss, weil er die richtige Zufahrt nicht findet. Mit solchen Dingen solltet ihr euch an eurem Hochzeitstag nicht beschäftigen müssen. Euer Job ist es, euch feiern zu lassen.

Der Zeremonienmeister kann es auch übernehmen, die Gäste zu begrüßen und einzuweisen. Sie auf das Gästebuch hinzuweisen oder sie bitten Platz zu nehmen, damit die freie Trauung beginnen kann. Er ist Ansprechpartner für die Gäste, wenn jemandem spontan noch einfällt, eine Rede halten zu wollen. Da er mit dem Zeitplan vertraut ist, weiß er, wer wann wo sein soll und behält im Hintergrund alle Fäden in der Hand.

Und ihr solltet ihm dankbar sein. Denn er macht einen teilweise harten Job. Glaubt es mir, ich weiß, wovon ich spreche. 😉

Nun kommt der ganze Kleinkram. Die “Bitte nicht vergessen!”-Tipps und Infos, also macht euch bereit!