Der Zeitplan – Das Buch mit 7 Siegeln?

13. Juli 2021

Es ist Sommer, die Inzidenzen sind momentan unten und vieles ist wieder möglich. Bei mir stehen in den nächsten Wochen viele Hochzeiten an – ENDLICH! Einige warten schon lang darauf stattzufinden und manche kamen recht spontan dazu. Ob das eine oder andere, für alle gibt es einen Zeitplan. Teilweise stehen sie schon und werden noch überarbeitet, für die spontanen Neuzugänge schreibe ich sie neu.

Wozu braucht ihr einen Zeitplan?

Nicht jedes Paar ist scharf auf einen starren und durchgetakteten Hochzeitstag und das ist völlig okay. Ein gewisser zeitlicher Ablauf ergibt sich aber von selbst. Und das ist auch gut so, denn die Location und die ganzen Dienstleistenden brauchen ja ein paar Infos bis sie wann was erledigt haben sollten. Oder auch wie lang eine Buchung etwa sein wird, beispielsweise für den/die Fotograf:in, denn ob 4 oder 8 Stunden sind da schon ein ordentlicher Budgetunterschied.

Wie genau muss ein Tagesplan sein?

Das kommt ein bisschen drauf an. Je weniger externe Dienstleistende beteiligt sind und je weniger zu koordinieren ist, umso grober kann euer Plan sein. Die Hochzeiten, die ich betreue, haben oft eine Vielzahl an Beteiligten, verschiedene Räumlichkeiten, Tagesordnungspunkte und Gästeaktivitäten zu koordinieren, daher sind meine Tagespläne recht gut ausgearbeitet. Aber ich achte immer auf genügend Puffer zwischen den Punkten, so merkt kaum jemand, wenn sich was verschiebt.

Ausserdem ist es natürlich wichtig zu überlegen, welche Tätigkeiten nacheinander stattfinden müssen, weil sie aufeinander aufbauen. Beispielsweise ist es nicht sinnvoll, einen Möbelverleih erst nach dem/der Florist*in liefern zu lassen. Denn wenn die Blumen auf den Tischen stehen sollen, sollten die Tische vor den Blumen da sein 😉 Klingt banal, geht aber manchmal im Vorbereitungschaos unter.
Wenn mehrere Dienstleistende einen schmalen Eingang oder einen Aufzug nutzen müssen, ist es auch wichtig, dies im Zeitplan zu bedenken. Lasst sie nacheinander kommen, sonst dauert es gleich lang, aber alle sind angenervt, weil sie sich gegenseitig behindert haben.

Wie sieht ein Tagesplan aus?

Bei mir ist es einfach eine Tabelle.

  • Wann
  • Wer
  • Wo
  • Was
  • Platz für Zusatzinfos

Ein Zeitplan sollte immer sehr übersichtlich und klar gestaltet sein. Also nix herumgekritzeltes oder mit sehr viel Informationen, ich mache fast nur Stichworte, keine ausführlichen Sätze. Jede*r muss sofort erkennen können, wann von ihm/ihr was verlangt wird.

Damit ihr euren Tag aber auch wirklich genießen könnt und nicht immer auf den Ablaufplan schaut, solltet ihr jemanden bitten, das für euch zu übernehmen. Das kann ein Hochzeitsplaner sein, ein Weddingday Manager, eine Freundin, ein Trauzeuge oder einfach jemand mit Organisiationstalent. Ich würde euch aber empfehlen, nicht eure engsten Angehörigen oder Freunde zu nehmen, denn mit denen wollt ihr ja am liebsten feiern und nicht sehen, wie sie den ganzen Tag herumrennen und sich kümmern.
Mehr zum Thema Zeitplan & Weddingdaymanager findet ihr übrigens auch in meinem Beitrag über die Schritt für Schritt Hochzeitsplanung 🙂

Ich hoffe, ich konnte euch damit ein bisschen helfen und für eure Hochzeitsplanung inspirieren!

Chrissie ♥ Hochzeiten

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