Die Locationsuche – Wer zu spät kommt…

… den bestraft das Leben. Leider ist das besonders bei der Locationsuche so. Die besten sind zuerst weg. Oder nicht?

Die Locationsuche ist meistens das Thema, bei dem Brautpaare das erste mal die Dimension der Aufgabe verstehen, die vor ihnen liegt. Denn häufig ist der erste Schritt eine Suchmaschine zu befragen und die ersten ansprechend wirkenden Treffer anzuschreiben. „Hallo, wir wollen nächstes Jahr heiraten, was kostet das bei euch?“ Und dann beginnt eine Odysee. Emails werden gar nicht beantwortet oder die Antwort ist voller Informationen die überhaupt nicht wichtig erscheinen. Alle wollen einen vor Ort treffen, damit man sich von der „wundervollen Atmosphäre“ bezaubern lassen kann. Nur damit man vor Ort feststellen kann, das alles zwar wunderschön, aber viel zu teuer ist.

Das ist häufig der Moment, in dem Brautpaare einen Hochzeitsplaner anrufen. Und zwar zurecht.
Die Locationsuche ist eine der kniffligsten Aufgaben im ganzen Planungsprozess, denn zum einen ist die Location der Dreh- und Angelpunkt der Hochzeit und zum anderen kommt sie ganz am Anfang und damit an einem Punkt, an dem ihr noch nicht viel Erfahrung habt.

Also bekommt ihr heute von mir ein paar Tipps auf was es sich zu achten lohnt.

Die Gästeliste

Ein guter Startpunkt ist immer die Gästeliste (dazu mehr hier), denn mit der ungefähren Personenzahl könnt ihr eure Locationsuche von der Größe gut eingrenzen. Wenn die erste Aufstellung 120 Gäste hat, dann ist das ein guter Wert um damit zu arbeiten, denn natürlich werden einige nicht kommen, aber ihr habt auch sicher noch jemanden vergessen. Und bitte denkt daran, auch Kinder zählen! Da kostet das Menü zwar weniger, aber einen Stuhl brauchen sie trotzdem, also müssen sie auch als Gäste gezählt werden. Und wenn der Saal nur 120 Plätze hat, passen nicht noch 20 zusätzliche für die Kinder rein.
Grundsätzlich sollte eine Location nicht zu klein sein (ist klar), aber auch nicht zu groß, denn sonst kommt keine Stimmung auf.

Scheune oder Schloß?

Überlegt euch, welche Art von Hochzeit ihr feiern wollt. Eine rauschende Party im Loft, ein Boho-Festival im Wald, eine Prinzessinnenhochzeit im Schloß, eine Fiesta beim Mexikaner? Egal was es sein soll, ihr müsst euch einig sein und könnt dann potentielle Kandidaten heraussuchen. Natürlich spielt auch das Budget eine Rolle, fürs Schloß muss man üblicherweise deutlich tiefer in die Tasche greifen als für eine Buchung im Gemeindesaal.
Wollt ihr eine freie Trauung einbinden? Habt ihr viele Kinder zu Gast? Dann ist ein großzügiger Aussenbereich ein großer Vorteil, im besten Fall sogar mit Spielplatz. Generell solltet ihr darauf achten, genug Abwechslung und Platz für eure Gäste zu bieten. Denn 8h auf dem Stuhl eingezwängt sitzen macht niemanden froh.

Eine wichtige Entscheidung ist auch immer, wieviel Zeit ihr in die Planung stecken wollt. Natürlich könnt ihr eine Scheune mieten in der nichts drin steht. Aber dann müsst ihr euch darum kümmern, dass Stühle und Tische gemietet werden, Dixiklos aufgestellt, ein Catering ausgewählt, Müll abgeholt, Geschirr geliehen, etc. Wenn ihr auf sowas keine Lust habt, ist eine Location mit integrierter Bewirtung oft die bessere Wahl. Außerdem wird dort auch häufig statt einer Raummiete ein Mindestumsatz verlangt, je nach Gästezahl ist der sowieso schnell erreicht.

Bitte denkt immer daran: So schön die Aussenanlagen sein mögen, wir leben in Deutschland und nicht jeder Sommer ist wie der in diesem Jahr. Es kann regnen! Deswegen sucht euch eine Location aus, die auch innen genug Platz für eure Gäste bietet und euch gefällt. Drinnen zu feiern soll Plan B sein und keine Strafe.

Die richtigen Fragen bei der Locationsuche stellen

Ob ihr nun Buffet oder Menü wählt, Tapas oder ein Flying Buffet, fast alles ist Möglich. Was ihr wollt, entscheidet ihr. Aber lasst euch ruhig von der Location beraten. Manchmal gibt es der Platz nicht her ein Buffet aufzubauen, oder die Küche ist nicht für einen Menüservice für 150 Personen ausgelegt. Da macht es Sinn umzudisponieren und eine andere Lösung zu finden.
Ihr solltet euch unbedingt erkundigen, ob unter den Gästen Allergiker oder Vegetarier/Veganer sind und das mit der Location absprechen. Eine professionelle Location wird euch gute Angebote machen und für alle eine zufriedenstellende Lösung finden.

Generell rate ich euch, schon in der ersten Kontaktaufnahme wichtige Infos abzufragen. Habt ihr beispielsweise eine gehbehinderte Person dabei, ist wichtig, ob es einen Barreierfreien Zugang zur Toilette gibt. Wieviele Kinderstühle gibt es (wenn ihr viele Kleinkinder erwartet). Finden gleichzeitig mehrere Hochzeiten auf dem Gelände statt. Gibt es ein Probeessen. Gibt es eine Getränkepauschale. Wie lang darf gefeiert werden. Fragt die Dinge, die für euch persönlich wichtig sind.

Ein letzter Hinweis zu den Kosten: Egal was in Hochzeitsplanungslisten steht, was in Facebook-Gruppen behauptet wird oder was Durchschnittsrechnungen sagen, es kommt darauf an, wo eure Location ist. Ja, in Mecklenburg-Vorpommern ist eine Schloßhochzeit viel günstiger als in München, das ist unfair, aber es ist die Wahrheit. Manchmal lohnt es sich, die Hochzeit bei der Verwandtschaft auf dem Land zu machen um Kosten zu sparen, das ist auf jeden Fall eine Überlegung wert. Aber im Münchner Umland bezahlt man einfach mehr für eine Hochzeit. Das ist so.

Wenn ihr jetzt schon Schnappatmung bekommen habt und keine Lust mehr auf Googeln, ich übernehme gern die Locationsuche ganz nach euren Wünschen 🙂

Chrissie ♥ Hochzeiten